Năng suất kém hoặc tốc độ làm việc chậm
Tình huống làm việc chậm chạp và kém hiệu quả ngược lại tình huống trước. Nếu nhân viên làm việc với tốc độ chậm hơn dự kiến và không hoàn thành công việc đúng tiến độ, bạn cần đưa ra những điều chỉnh thẳng thắn và chân tình. Dù với bất cứ lý do nào, bạn cũng có quyền “bới lông tìm vết” và xác định xem đó là nhân viên nào. Tuy nhiên, rõ ràng là nếu nhân viên không thể cải thiện được tốc độ và năng suất làm việc, họ sẽ sớm phải chịu hình thức kỷ luật. Vì vậy, hãy làm rõ các yêu cầu của bạn đồng thời định hướng hỗ trợ nhân viên hòa nhịp và đẩy nhanh tiến độ công việc.
Giả sử rằng bạn có một trợ lý nhân sự chịu trách nhiệm nhập thông tin tuyển dụng và chấm dứt hợp đồng lao động vào ổ dữ liệu của bạn. Sau đó, bạn nhận thấy thông tin về các nhân viên mới chưa được xử lý vào các ngày thứ Hai, ngày đầu tiên đi làm đồng thời bắt đầu hợp đồng làm việc. Vì vậy, bộ phận tài chính sẽ không thể nhận được những thông tin cần thiết trước ngày thứ Ba, và thậm chí trước thứ Tư. Điều này tái diễn trong vài tuần, và đã đến lúc phải nói chuyện với người trợ lý nhằm tìm ra giải pháp cho vấn đề.
Giải phápTrong cuộc nói chuyện đầu tiên, bạn nên yêu cầu người trợ lý tự kiểm điểm; từ đó nêu ra những kỳ vọng của mình theo cách sau: Don, tôi muốn trao đổi với anh về vai trò của anh trong việc xử lý thông tin các nhân viên mới. Anh thấy công việc này thế nào? [Vâng, không tốt lắm, bởi vì tôi bị quá tải và không có ai hỗ trợ.] Ồ, tôi không nghĩ rằng anh bị quá tải. Anh hãy trình bày rõ hơn xem. [Vâng, có quá nhiều thông tin cần phải nhập vào hệ thống, nào là tên, địa chỉ, số hiệu An sinh Xã hội, thông tin thuế, v.v… và tôi cần ai đó giúp đỡ.] Anh đề xuất ai hỗ trợ mình? [Tôi không biết – bất cứ ai cũng được.] Vậy cụ thể việc gì khiến anh cảm thấy bị quá tải? [Mọi thứ. Quá nhiều công việc đối với một người.] Quả là vấn đề khi với vai trò một điều phối viên Nhân sự, công việc này là nhiệm vụ chính của anh. Nhập thông tin về nhân viên mới vào hệ thống trong ngày đầu tiên họ đi làm cũng như thông tin chấm dứt hợp đồng luôn là nhiệm vụ chủ yếu của anh đúng không? [Vâng.] Vậy, nếu đó là vai trò chính của anh trong công ty và anh cảm thấy mình không thể đáp ứng được khối lượng công việc như vậy, theo anh thì chúng ta nên giải quyết vấn đề này như thế nào? [Tôi không biết. Tôi hy vọng sếp có thể chỉ dẫn cho tôi.] Được rồi, phải thừa nhận rằng tôi không thể nắm bắt được toàn bộ vấn đề, và anh sẽ giúp tôi lấp đầy những khoảng trống. Đầu tuần này chúng ta có tám nhân viên mới và nếu anh không thể xử lý tất cả tám trường hợp này, tôi sẽ nghi ngại về tốc độ xử lý thông tin của anh. Việc nhập những dữ liệu như anh đã đề cập không hề phức tạp. Đó thực sự là việc rất căn bản. Nhập tên tuổi, địa chỉ, số hiệu An sinh Xã hội sẽ chỉ mất khoảng vài phút. Nhập dữ liệu tám nhân viên mới có thể được thực hiện chỉ trong nhiều nhất là vài tiếng đồng hồ. Tại sao anh lại thấy việc đó quá sức và yêu cầu người hỗ trợ? Và tại sao anh không thể hoàn thành nhiệm vụ đó trong ngày thứ Hai để bộ phận Tài chính có đầy đủ thông tin cần thiết để nhập danh sách nhân viên mới vào hệ thống? [Chỉ là do công việc quá nhiều mà thôi.] Anh không còn lý do nào khác ngoài “công việc quá nhiều” à? [Không. Tôi chỉ muốn một người hỗ trợ mình.] Vậy anh hy vọng người đó sẽ giúp gì cho anh? [Giúp tôi nhập các dữ liệu.] Tôi thấy cuộc nói chuyện của chúng ta đang trở nên lòng vòng, và anh sẽ không đưa ra được lý do chính đáng nào để yêu cầu một nhân viên khác hỗ trợ hoặc lý do thích hợp cho việc không thể hoàn thành nhập dữ liệu vào cuối ngày thứ Hai. Anh hãy suy nghĩ vấn đề này và gặp tôi vào ngày mai để cho tôi biết liệu anh có giải pháp nào khác không? Tôi luôn sẵn lòng lắng nghe tất cả những điều anh nói. Tuy nhiên, nếu anh không thể bắt nhịp được với tiến độ và hoàn thành các báo cáo công việc vào chiều thứ Hai, có lẽ vị trí này không thực sự phù hợp với khả năng của anh. Nếu vậy, anh có thể tìm kiếm thử thách mới ở các công ty khác. Do anh không đưa ra được nguyên nhân thuyết phục nào khác, tôi e rằng phải đưa ra hình thức cảnh cáo bằng văn bản. Điều đó có thể dẫn đến việc anh sẽ bị chấm dứt hợp đồng bắt buộc, và chắc chắn là anh không hề muốn nó xuất hiện trong lý lịch nghề nghiệp của mình. Vậy hãy gặp tôi vào ngày mai và cho tôi biết suy nghĩ của anh. Tôi luôn sẵn sàng lắng nghe.
Tất nhiên, Don có thể đưa ra các lý do biện minh khác: Hồ sơ không chính xác đến 80% về mặt thời gian, vì vậy anh ta phải tiến hành thu thập lại tất cả dữ liệu chuẩn từ các ứng viên. Hoặc có thể do hệ thống máy tính liên tục bị treo khi quá tải. Nếu những lý do đó chính đáng, cuộc nói chuyện của bạn sẽ kết thúc với một giải pháp thống nhất đơn giản. Thông thường, nhân viên sẽ đưa ra những lý do mang tính cá nhân nhiều hơn là thực tế. Khi đó, chúng ta có thể hiểu ngay rằng nhân viên đã không nhận thức được cơ hội đặc biệt này và cân nhắc nó. Hình thức cảnh cáo bằng văn bản, tiếp theo là chấm dứt hợp đồng bắt buộc sẽ là lựa chọn khả thi duy nhất để sa thải nhân viên này, trừ khi anh ta tự xin từ chức, một việc tốt cho cả anh ta lẫn công ty. Từ chức giúp nhân viên giữ được thể diện cho mình và điều chỉnh được công việc của mình thay vì cảm giác căng thẳng và chật vật khổ sở khi không nhận được sự hỗ trợ nào khác.
Tất nhiên, nếu cảm thấy quan ngại về việc nhân viên có thể coi những lời tư vấn của bạn như một kiểu đe dọa nào đó, và anh ta có thể quy kết những lời nhận xét của bạn vào các trường hợp được pháp luật bảo vệ (như tuổi tác hoặc chủng tộc), hãy tham khảo bộ phận nhân sự hoặc trợ lý cố vấn luật. Việc tham khảo này sẽ giúp tránh được sự động chạm trước khi nói chuyện với nhân viên mà bạn nghi ngờ đang tìm cách đổ lỗi cho người khác về vấn đề mình gây ra.
Đông Tiến Food sưu tầm
